Každý z nás jednou za čas musí podepsat nějaký ten dokument. I přesto, že všichni běžně fungujeme v online prostředí, používáme chytré telefony, počítače a mnoho dalších zařízení, stále ještě dnes podepisujeme většinu dokumentů fyzicky na papír. Je to už takový náš zaběhlý stereotyp, nad kterým se mnohdy ani nepozastavíme.

Proč se zajímat o elektronický podpis?

Pokud jsme jednotlivci a podepisujeme dokumenty jednou za dva měsíce a zda vůbec, tak nás to asi tolik trápit nemusí, ale co když jsme firma?

Ve firemním prostředí se mnohdy podepisuje velké množství dokumentů. Pokud tuto běžnou administrativu více prozkoumáme, můžeme zjistit, že tento “zaběhlý stereotyp” nás stojí velké množství nejen času, ale i nákladů. Cesta papíru totiž není jen o toneru do tiskárny. Mnohdy je potřeba smlouvy archivovat, dále tisknout a následně i skartovat, a to nemluvě o celkové manipulaci. A tady přichází na řadu zmíněný elektronický podpis, digitální podpis, nebo chcete-li e-podpis.

Co vlastně ten elektronický podpis je?

Stejně jako podpis na papíře je i e-podpis vaše “značka”, kterou do konkrétního dokumentu na určité místo vložíte a tím jej podepíšete. Legislativa je velice benevolentní a elektronickým podpisem může být prakticky jakýkoliv text nebo i obrázek. Nicméně pravost takového podpisu budete prokazovat velice těžko. :) Proto je velmi důležité, aby měl každý elektronický podpis ty správné náležitosti.

Jaké jsou druhy elektronického podpisu?

Aby váš e-podpis měl prokazatelnou váhu, můžete využít hned několik druhů podpisu.

• E-podpis založený na kvalifikovaném certifikátu: Zjednodušeně řečeno, podepisujete dokument otiskem vlastního certifikátu, který vám na základě žádosti a ověření vydala některá z kvalifikovaných certifikačních autorit (např. Postsignum od České pošty).
• Biometrický podpis: Podepisujete dokument stejným způsobem jako na papíře, pouze na elektronickém zařízení, které dokáže snímat biometrická data vašeho podpisu. (smartphone, tablet, signpad).
• Metodou Click-to-Sign + SMS: Podepisujete dokument kliknutím na tlačítko a vyplněním kontrolního PIN kódu, který je zpravidla zaslán na vaše registrované tel. číslo, případně email.
• Prostřednictvím služby BankID: Zjednodušeně to funguje tak, že se přihlásíte do svého internetového bankovnictví, potvrdíte souhlas s poskytnutím identifikačních údajů třetí straně a s podepsáním konkrétního dokumentu.

Každý z elektronických podpisů poskytuje ze své povahy trochu jinou právní bezpečnost a má svoje klady i zápory.

A jak to vše uvést do praxe?

Na trhu je mnoho nástrojů, které vám mohou pomoci. Každý se liší jak svým rozhráním, tak i funkcemi. Jedním z nástrojů je samozřejmě i naše platforma Esigno, která vám pomůže nejen s digitálním podepisováním.

Samozřejmě než se pustíte do praxe, je dobré si promyslet i další náležitosti. V první řadě je důležité vybrat partnera s řešením, které odpovídá nejen vašim jedinečným potřebám, ale také i požadavkům na dodržování předpisů. Zejména předpisy a regulace mohou být stát od státu poměrně tvárné a mnohdy dost přísné, proto je dobré zvolit takové řešení, které odpovídá právním náležitostem v daném státě, ve kterém chcete digitální podpis využívat. Jedním z dalších klíčových aspektů je také zvážení faktorů, jako je škálovatelnost řešení, flexibilita a možnosti integrace do vašich systémů a stávajících procesů.

Pokud uvažujete o elektronickém podepisování nebo si nevíte rady v čem by vám mohl takový podpis pomoci, rádi vám poradíme.