Co je to vlastně digitální onboarding a jak funguje? Ve své podstatě vychází primárně, jak název napovídá, z klasického onboardingu. Ten pro nás v překladu může znamenat HR proces nástupu a adaptace nových kolegů do firmy anebo proces, pomocí kterého se nový zákazníci stávají součástí našich zákaznických portfolií nebo-li costumer onboarding. Rozdíl se slovíčkem “digitální” je ten, že se tyto procesy dějí online a třeba i vzdáleně.

Co to vlastně znamená?

Pokud vás navštíví nový zákazník nebo uchazeč, standardně potřebujete do systému zavést jeho údaje. Nejčastěji za účelem vytvoření smluv či dalších náležitostí. Pokud bychom se bavili o klasickém onboardingu, nejspíš budete muset všechny tyto údaje zadat manuálně do vašeho systému a daná osoba bude muset být nejspíš také fyzicky u vás, ať už na pobočce, v kanceláři či kdekoliv je to zrovna nutné.

Samozřejmě osobní setkání bude vždy jednou z nejlepších variant k navázání spolupráce. Nicméně i přesto je tu stále prostor, jak si onboarding zefektivnit. A to nemluvě o jistých událostech, kdy k osobnímu setkání bylo jen velmi málo prostoru. A tady nám ukazuje své kouzlo digitální onboarding.

Dnes už probíhá onboarding minimálně z části digitálně

I přesto, že se s daným člověkem setkáme osobně, pravděpodobně si údaje zapíšeme do počítače a ideálně online, abychom s informacemi mohli dále efektivně pracovat a také, aby se nám nezatoulali někam, kam nemají.

Standardně to probíhá tak, že si vyžádáme jeden nebo dva identifikační doklady a údaje z nich manuálně přepíšete do našeho systému. To ovšem může být nejen zdlouhavé, ale také riskujeme, že při přepisování zkrátka uděláme chybu. Digitální nástroje tedy do jisté míry používáme, ale ne tak uplně naplno. Otázkou tedy zůstává, jak si to tedy vše ulehčit?

Použití videohovoru a excelovské tabulky by se nejspíš z části dalo považovat za digitální onboarding, ale kvůli excelovské tabulce tu přeci nejsme, my půjdeme ještě o kus dál. :) Dnes totiž existují velmi šikovné nástroje, které dokáží tento proces téměř plně automatizovat a tím tak šetřit nemalé množství času.

Nástroje pro Digitální Onboarding

Pravdou je, že automatizovaný proces costumer onboardingu je tu s námi už nějakou dobu. Jedni z průkopníků byly bankovní instituce, které kvůli velkému množství dokumentace musely tento proces co nejvíce zefektivnit. Proto dnes mnohdy na pobočkách vidíme například tablet či signpad a veškerá dokumentace zůstává primárně už jen v digitální podobě.

Ovšem není to už zdaleka otázkou jen bank a velkých společností. Čím více čas plyne, tím zpravidla bývají technologie dostupnější širší veřejnosti. Dnes nástroje pro digitální onboarding nejsou jen drahá řešení pro korporátní společnosti, ale jsou již snadno dostupná i pro střední nebo malé podniky. Jedním z nástrojů, který dokáže s digitálním onboardingem pomoci je i naše platforma Esigno, a jak vám vlastně dokáže pomoci?

Dokáže za vás napřiklad naskenovat a ověřit totožnost z identifikačních dokladů (občanský průkaz, řidičák apod.). Data z dokladů za vás automaticky vyplní do dokumentace kam potřebujete, a pokud budete chtít, můžete na místě i daný dokument rovnou podepsat jedním z druhů elektronického podpisu. K tomu všemu vám bude stačit jen tablet nebo chytrý telefon. Nástrojů je samozřejmě více, nebojte se prohledat internet a zjistit, který nástroj je pro vás ten pravý.

V naší digitální éře už se nejedná o sci-fi, ale o dostupné nástroje, které stojí za zvážení. Kolik času byste vy, nebo vaši zaměstnanci mohli ušetřit, pokud byste dokázali tento proces zvládnout digitálně?