Slovo digitalizace si trochu nechtěně možná získala nádech něčeho až abstraktního a neuchopitelného. Něčeho, co musí být velmi náročné a pro mnoho společností až děsivé, protože jim to přeci jistě musí rozhodit celý jejich zavedený systém. Pojďme se ale na to společně podívat trochu z jiného úhlu pohledu. Věci totiž nemusí být tak složité, jak se mohou zdát.

Všichni totiž už dávno digitální jsme

V dnešní době běžně používáme chytré telefony, počítače a mnoho dalších zařízení, které nám díky internetu umožňují propojit se s okolním světem. Kromě zábavy a kontaktu s blízkými využíváme ale chytrá zařízení také i k práci a dalším běžným administrativním úkonům.

Nejjednodušší příklad, který si společně můžeme dát je e-mail. Přesně tak, už jen tím, že používáte ve své firmě e-mail, jste de facto digitální. :) V e-mailu uchováváme nejen korespondence, ale také i přílohy. Tyto informace bývají z pravidla uložené digitálně na vzdálených serverech.

Představme si e-mail, jako takový první pomyslný schod na cestě k digitalizaci. Těch schodů je samozřejmě více a čím více schodů vystoupíte, tím více bude vaše společnost takzvaně digitální - To zpravidla znamená efektivnější procesy, agilnější řízení, úsporu času a v neposlední řadě také snížení nákladů. Protože jedním z úkolů digitalizace je udržet dokumenty v elektronické podobě po celou dobu jejich životního cyklu a díky tomu tak docílit výše zmíněných benefitům.

Od e-mailu k digitalizaci procesů

Samozřejmě není to jen o e-mailu. Pracovní svět každého z nás je založený na mnoha úkonech, zejména ovšem na práci s dokumenty. Prostřednictvím dokumentů zaznamenáváme určité úkony nebo skrze ně projevujeme svoji vůli. K tomu nám slouží například různé smlouvy, objednávky, faktury, dodací listy, předávací protokoly, akceptační protokoly a mnoho dalšího.

Výzva nastává ve chvíli, kdy potřebujeme, aby dané dokumenty například někdo podepsal. V takovém případě se rozjede velkolepá seance od tisku dokumentů, fyzické manipulace, archivace atd. Jak už asi tušíte, je to poměrně nákladná záležitost, a to jak časově, tak ve výsledku i finančně. Paradoxem je, že v drtivé většině případů tyto dokumenty už vznikají primárně v digitální podobě, tak proč je v té podobě nenechat?

Jak na to?

Dnes máme k dispozici mnoho nástrojů, které nám dokáží s digitalizací pomoci. Jedním z nejběžnějších nástrojů, které se dnes hojně používají mezi společnostmi jsou například CRM systémy. Zjednodušeně řečeno se jedná o šikovné pomocníky, kteří vám pomohou mít přehled o vašem byznysu po obchodní stránce. Pomohou vám sledovat, jak se vám daří plnit obchodní cíle, mít přehled o vašich klientech a mnoho dalšího. Nicméně digitalizace není pouze o jednom systému, možností máme více.

Dalším užitečným nástrojem digitalizace jsou také i tvz. “paperless řešení”. Ty nám pomáhají zejména uchovávat dokumenty v online prostředí a šikovně s nimi manipulovat, aniž by bylo potřeba je fyzicky tisknout a provádět všechny složité úkony, o kterých jsme psali výše. Jedním z takových nástrojů je i naše platforma Esigno, která vám dokáže pomoci s digitalizací papírových procesů, a umí toho celkem hodně.

Jak vidíte možností je spousta. Projděte internet, podívejte se, jaké nástroje by mohli vašemu podnikání pomoci. Jaké mají funkce, jak na vás působí a kam vás mohou posunout. Nebojte se ptát a zjišťovat, které formy digitalizace pro vás budou nejlepší.

Vyplatí se tedy o digitalizaci uvažovat?

Určitě ano, ale buďme upřímní. Smyslem většiny inovací by měla být vyšší efektivita, což ve svém důsledku znamená zmíněnou úsporu peněz a času. Digitalizace ve většině případů dokáže uspořit obojí, ale nemusí tomu tak nutně být vždy.

Proto je důležité si na začátku všechno dobře spočítat, zanalyzovat a naplánovat. Ale nemusíte se bát, s tím vám rádi pomůžeme. Třeba společně zjistíme, že digitalizace v danou chvíli nebude zrovna pro vás, anebo naopak zjistíme, že může váš byznys posunout raketově vzhůru.