Polityka prywatności

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych klientów i dostawców NUBEO Technologies s.r.o.

Drodzy klienci, dostawcy,

w niniejszym dokumencie znajdują się informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez NUBEO Technologies s.r.o., Numer identyfikacyjny: 26458489, z siedzibą pod adresem Zelený pruh 1560/99, Braník, 140 00 Praga 4, zarejestrowana w Rejestrze Handlowym prowadzonym przez Sąd Miejski w Pradze, sygn. C 83605 (zwana dalej "my").

Przetwarzamy dane osobowe naszych klientów, którzy korzystają z narzędzia Esigno w ramach procesu zawierania umów ze swoimi klientami i z którymi łączą nas stosunki umowne. Przetwarzamy również dane osobowe naszych klientów, tj. osób, które bezpośrednio korzystają z usługi Esigno okazjonalnie, np. w kontekście podpisywania dokumentacji między sobą. Przetwarzamy również dane osobowe naszych dostawców. W takich przypadkach jesteśmy administratorem danych. Chronimy i przetwarzamy te dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem.

W odniesieniu do niektórych użytkowników aplikacji Esigno, którzy korzystają z naszego narzędzia w kontekście procesu zawierania umów z naszymi klientami, działamy jako podmiot przetwarzający dane, gdzie przetwarzamy dane osobowe w kontekście świadczonej usługi na podstawie instrukcji od naszych klientów, którzy są administratorami danych.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i uchylenia dyrektywy 95/46/WE ("RODO"). Przetwarzając dane osobowe, dokładamy wszelkich starań, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z prawem, było zgodne z zasadami przetwarzania określonymi w RODO i zapewniało przejrzystość przetwarzania.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne, zazwyczaj w oparciu o jedną lub więcej podstaw prawnych wymienionych poniżej:

1. wykonanie umowy - przetwarzamy dane identyfikacyjne, dane kontaktowe i dane dotyczące płatności na podstawie wykonania umowy o świadczenie usług, w celu utworzenia, utrzymywania i zarządzania profilem użytkownika oraz wypełniania naszych zobowiązań wobec użytkownika;
2. zgodność ze zobowiązaniami prawnymi - przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie naszych zobowiązań prawnych wynikających z obowiązującego prawa, takich jak:
   1. ustawa nr 89/2012 Dz.U., Kodeks cywilny, z późniejszymi zmianami;
   2. ustawa nr 634/1992 Dz.U. o ochronie konsumentów, z późniejszymi zmianami;
   3. ustawa nr 235/2004 Dz.U. o podatku od wartości dodanej, z późniejszymi zmianami;
   4. ustawa nr 563/1991 Dz.U. o rachunkowości;
3. nasze uzasadnione interesy - przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkownika na podstawie naszych uzasadnionych interesów w celu rozpatrywania skarg, zapobiegania potencjalnym sporom, rozstrzygania roszczeń prawnych, zarządzania relacjami z klientami i wysyłania niezbędnych komunikatów;
4. zgoda - Przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie jego zgody w celu wysyłania mu informacji handlowych lub informowania go o nowych funkcjach naszej aplikacji i ofertach stron trzecich, jeśli jest zainteresowany uzyskaniem dodatkowych informacji o naszych usługach.

Metoda gromadzenia i okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe uzyskujemy bezpośrednio od Państwa, przede wszystkim na podstawie rejestracji w aplikacji Esigno oraz korzystania z aplikacji i usług. Dodatkowe dane uzyskujemy w ramach naszej działalności, w szczególności jako informacje pochodne z danych przekazanych przez Państwa. Możemy również otrzymywać dane osobowe od naszych klientów, którzy mogą przekazywać je nam jako administratorom danych w celu korzystania z naszych usług.

Przetwarzamy dane osobowe przez okres niezbędny do wypełnienia zobowiązań umownych, ochrony uzasadnionych interesów lub przez okres, w którym jesteśmy prawnie zobowiązani do przetwarzania danych (zwykle maksymalnie 10 lat od momentu podpisania dokumentu). Ponadto przetwarzamy dane osobowe przez okres, na który Państwo wyrazili zgodę na przetwarzanie danych osobowych w związku z podpisem elektronicznym.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od konkretnego celu przetwarzamy tylko te kategorie danych osobowych, które są do tego niezbędne. Z reguły są to:

1. dane identyfikacyjne (stopnie naukowe, imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, numer identyfikacyjny i numer VAT);
2. dane kontaktowe (telefon i adres e-mail);
3. dane logowania do aplikacji (nazwa użytkownika i hasło);
4. szczegóły płatności (dane bankowe);
5. dane dotyczące Państwa urządzenia (adres IP, seat ID i pair ID, nazwa i wersja systemu operacyjnego, nazwa i wersja przeglądarki internetowej, typ urządzenia);
6. podpis osoby, której dane dotyczą;
7. informacje na temat podpisywanych zobowiązań i dokumentów, a także ich treści.

Przekazywanie danych osobowych stronom trzecim

Przekazujemy dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Dane są przekazywane naszym podmiotom przetwarzającym. Nasze podmioty przetwarzające zazwyczaj mają siedzibę i przetwarzają dane osobowe w Republice Czeskiej lub w innym kraju UE. Kategorie podmiotów przetwarzających dane osobowe obejmują głównie dostawców usług księgowych, informatycznych i markekngowych.

Dane osobowe mogą być również przekazywane organom publicznym, jeśli jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

Nie przekazujemy danych osobowych do krajów spoza EOG ani do organizacji międzynarodowych, z wyjątkiem przypadków, gdy takie przekazanie jest regulowane standardowymi klauzulami umownymi lub innymi podobnymi relacjami lub instrumentami zapewniającymi wystarczającą ochronę osób, których dane dotyczą.

Prawa podmiotu danych osobowych i ich wykonywanie

Zgodnie z obowiązującym prawem użytkownikowi przysługują następujące prawa jako osobie, której dane dotyczą:

1. prawo dostępu do danych osobowych - można się dowiedzieć, czy, w jakim celu i w jakiej formie przetwarzane są Państwa dane osobowe, jednak w przypadku ponownego żądania możemy naliczyć opłatę za kolejną kopię;
2. prawo do sprostowania niedokładnych lub nieprawidłowych danych osobowych - jeśli Państwo stwierdzą, że przetwarzane przez nas dane osobowe są niedokładne lub nieprawidłowe, ma prawo zażądać sprostowania takich danych osobowych;
3. prawo do wycofania zgody - zgodę na przetwarzanie danych osobowych można wycofać w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość e-mail na adres info@esigno.com;
4. prawo do usunięcia danych - jeśli Państwo zdecydują się na usunięcie swoich danych osobowych z rejestru, usunięcie nastąpi, jeśli:
   1. Państwa dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zgromadzone;
   2. wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych i nie ma uzasadnionego powodu do przetwarzania;
   3. usunięcie będzie oparte na obowiązku prawnym;
   4. przetwarzanie jest niezgodne z prawem;
5. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych - jeśli nie chcą Państwo usunąć swoich danych osobowych, a jedynie tymczasowo ograniczyć przetwarzanie swoich danych osobowych;
6. prawo do przenoszenia danych - jeśli wyrażą Państwo chęć, aby administrator udostępnił Państwa dane osobowe innym administratorom, a nie stoją temu na przeszkodzie żadne przeszkody prawne lub inne poważne przeszkody, Państwa prośba zostanie spełniona;
7. prawo do wniesienia sprzeciwu - w każdej chwili mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeśli podejrzewają Państwo, że przetwarzanie odbywa się niezgodnie z prawem lub w inny sposób ogranicza Państwa prawa;
8. prawo do wniesienia skargi do organu kontrolnego - w każdej chwili mogą Państwo zwrócić się ze skargą lub inną sprawą do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uoou.cz) w sprawie skargi lub innej sugeski za pośrednictwem poczty elektronicznej: posta@uoou.cz lub Pplk. Sochora 727, 170 00 Praga 7.

Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

W procesie przetwarzania danych osobowych nie stosujemy zautomatyzowanej oceny danych osobowych ani innych metod profilowania osoby, której dane dotyczą.

Sposób ochrony danych osobowych

Korzystamy z szerokiego zakresu procesów i środków bezpieczeństwa w celu utrzymania bezpieczeństwa, integralności i dostępności Państwa danych osobowych. Stosowane przez nas metody zabezpieczeń obejmują:

1. ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających odpowiednie uprawnienia;
2. ciągłe monitorowanie dostępu do systemów informatycznych zabezpieczających dane osobowe;
3. przesyłanie i przechowywanie danych osobowych wyłącznie w formie zaszyfrowanej;
4. instalowanie zapór sieciowych i innych środków bezpieczeństwa w celu zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi.

Dane kontaktowe administratora

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Z administratorem danych osobowych można skontaktować się pod adresem Zelený pruh 1560/99, 140 00 Praga 4 lub pocztą elektroniczną pod adresem info@esigno.com.